Las 03 fases de la ejecución de un proyecto social

Como decíamos en el artículo anterior «Fases de un proyecto social«, en la fase de ejecución, para Umanitar Academy, como empresa social global, el foco es el ejercicio de lo planificado. Es decir, es en este momento cuando se ejecutan todos los procesos definidos en la planificación.

Pero por muy eficiente que sea la planificación, siempre habrá imprevistos y cambios de rumbo en la fase de ejecución. Por lo tanto, es esencial que el equipo esté preparado para afrontar los cambios, incorporando los nuevos objetivos con fluidez y evitando que esto cause un gran impacto en los plazos y resultados finales.

Por lo tanto, la Fase de Implementación del Proyecto Social se divide en 03 pasos cíclicos, es decir, que se repiten varias veces hasta la finalización del proyecto:

FASE 01: HIPÓTESIS

Siempre que empezamos algo, hasta que podamos comprobar el efecto de lo que hemos hecho, consideramos que hemos partido de una hipótesis. 

Un proyecto siempre parte de hipótesis que se pondrán a prueba a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Algunas serán correctas y otras no. Para que el proceso sea lo más eficaz posible, es esencial asegurarse de que todas las hipótesis han sido Supervisadas, Evaluadas y Fundamentadas. 

Cuando esto ocurre, el Gestor es capaz de tomar decisiones sólidas que tienen mayores posibilidades de éxito. Cuando no se supervisa una hipótesis, el proyecto corre un alto riesgo de dar vueltas sin entender “en qué se está equivocando”. 

Asumir que todas las actividades planificadas o replanificadas sean solohipótesis hasta que sean supervisadas y evaluadas es la mejor manera de garantizar que las decisiones del proyecto busquen siempre la máxima fundamentación.

FASE 02: MONITOREO Y EVALUACIÓN

El monitoreo y la evaluación se llevan a cabo todo el tiempo, ya que es la forma de garantizar que el proyecto vaya bien. Los documentos diseñados para esta fase deben centrarse en la medición del rendimiento, ya que son esenciales para la toma de decisiones del gerente del proyecto. 

Estos documentos incluyen gráficos de control, seguimiento de indicadores de rendimiento, acciones correctivas y preventivas, entre otras métricas. En su mayor parte, esta fase se ocupa de la validación de las hipótesis y de los avances con respecto al plan de gestión, pero también sirve para demostrar el valor del proyecto y proporcionar transparencia a las partes interesadas.

FASE 03: DOCUMENTACIÓN 

La documentación garantiza que los esfuerzos realizados por el Monitoreo y la Evaluación no serán en vano. 

Los datos representan una serie de hechos, conceptos o estadísticas que pueden ser analizados para producir información. La información, a su vez, son los datos agregados de manera que produzcan un propósito y un significado para la organización. 

Por lo tanto, la documentación servirá para:

a) Captura de conocimientos: crear repositorios de información estructurada en documentos, memorandos, informes, presentaciones, manuales y artículos que puedan recuperarse fácilmente bajo demanda;

b) Mejorar el acceso al conocimiento: promover la facilitación del acceso y la transferencia entre las personas;

c) Valorar el conocimiento disponible: algunas organizaciones incluyen el capital intelectual en sus balances, mientras que otras aprovechan este activo para generar nuevas formas de ingresos, reducir costos e innovar.

Esta información ha sido extraída del Manual de Estudios Oficial de Umanitar Academy.

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