Método Ágil y Tradicional en Proyectos Sociales

Quien escribe aquí es Carla Damião, Directora Global de Umanitar Academy y especialista en gestión de proyectos con amplia experiencia en programas de sostenibilidad y desarrollo socioeconómico. Hoy hablaré un poco de la diferencia entre la gestión tradicional de proyectos y gestión ágil, y cómo deben adaptarse al contexto de los proyectos sociales.

Tengo certificaciones en las metodologías de Gestión de Proyectos más importantes del mundo y dirijo activamente proyectos internacionales, idealicé y ayudé a desarrollar las Certificaciones Globales Master Umanitar GP Agile, Master Umanitar Impact y Master Umanitar Finance, todas ellas aprobadas por 26 Organizaciones Mundiales.

Gestión de proyectos sociales

Controlar las demandas, reducir los retrabajos, disminuir los costes y ganar eficacia operativa en general son preocupaciones de la mayoría de las empresas y organizaciones sociales. Para lograr resultados satisfactorios, las instituciones invierten cada vez más en metodologías y herramientas que ayuden al seguimiento operativo y optimicen los procesos internos.

Muchas de estas metodologías y herramientas están relacionadas con la gestión de proyectos, que tienen en su esencia el objetivo de agilizar las rutinas y aumentar el potencial de éxito de las entregas realizadas por los equipos, garantizando el éxito del proyecto.

El mundo empresarial ha sufrido, en los últimos años, varias transformaciones derivadas de los movimientos naturales de los ciclos económicos, como los nuevos segmentos de mercado, los nuevos modelos de negocio (basta ver el ejemplo de las startups) y los avances tecnológicos al alcance de todos.

Por lo tanto, algunos factores son el camino para que una empresa prospere en este escenario: capacidad de adaptación, agilidad, planificación orientada a las tendencias y estrategias de gestión de proyectos para hacer viables los objetivos estipulados.

La elección entre gestión ágil o tradicional no tiene por qué generar un conflicto. En la práctica, lo que debe analizarse antes de elegir entre los métodos es si el proyecto se desarrollará de una vez (metodologías tradicionales) o por etapas (metodologías ágiles).

Línea Tradicional y Línea Ágil

Los principales puntos de diferencia entre la gestión ágil y la tradicional son:

1. Percepción de la consecución de resultados

La metodología tradicional considera que sólo será posible evaluar la percepción de valor de un producto o servicio cuando esté entregado al 100% mientras que en los métodos ágiles esta percepción de valor se produce a medida que se van entregando las etapas del proyecto.

2. Control presupuestario

En cuanto a los costes, en la metodología tradicional, el coste del proyecto está cerrado desde el alcance y hay poca previsión de cambios significativos en su coste (lo que tiene mucho sentido si se tiene en cuenta que el gestor debe planificar muy bien su presupuesto y buscar todo lo posible para que nada cambie durante la operación). En el método ágil, en cambio, es posible combinar entregas de funcionalidad mínima y aportar ajustes significativos al coste del proyecto a partir de las entregas y el mapeo de las otras etapas.

3. Gestión de riesgos

En ambos métodos se hace énfasis en la planificación inicial detallada para identificar, evaluar y determinar las respuestas a todos los riesgos del proyecto, pero en la metodología tradicional el seguimiento y el control lo realiza el director del proyecto, que suele identificar a los responsables de tratarlos.

En la gestión ágil, cualquier miembro del equipo puede identificar riesgos en cualquier momento y actualizar los riesgos identificados para tratarlos con prioridad en el siguiente sprint. La responsabilidad en los métodos ágiles es colectiva, es decir, todo el equipo es responsable de la gestión de riesgos.

4. Interacción entre los empleados

En las metodologías tradicionales, hay una figura central en el seguimiento de las demandas que suele ser el líder del área. Debe ser responsable de todo el proceso y delegar las actividades.

En las metodologías ágiles, la macroestructura se divide en equipos multidisciplinares que tienen autonomía para tomar determinadas decisiones, más como un «organismo vivo» que como una «pirámide».

¿Cómo elegir qué metodología utilizar?

Lo mejor es establecer un camino en el que los dos métodos se alineen manteniendo el valor de cada uno. Y es importante no transformar una metodología en la otra, burocratizando lo ágil y simplificando lo tradicional. Hay que saber elegir lo que cada uno puede aportar para lograr los objetivos del proyecto, sin perder calidad.

En el sector social se pueden encontrar dos herramientas principales: Project Dpro (metodología tradicional) y Master Umanitar GP Agile (metodología ágil adaptada a la realidad social).

Las organizaciones que optan por la gestión completa deben incluir eventualmente la implementación y el desarrollo de metodologías ágiles dentro de sus departamentos para entregar productos o servicios con mayor calidad, reducción de costos y más tiempo, pero hay varias cuestiones específicas del sector social que se ejecutan mejor con la visión tradicional, como el hecho de que las inversiones se definen externamente y antes de que el proyecto comience.

Por lo tanto, en mi experiencia personal, a la hora de ayudar a crear una metodología de gestión para el sector del desarrollo social era necesario conocer en profundidad más de 10 metodologías globales y haber trabajado en el sector dirigiendo proyectos extremadamente desafiantes durante 5 años. Entre lo ágil y lo tradicional, me quedé con «lo mejor de cada uno» y, en caso de duda, se añadió lo que podía «sobrar».

Ante esta realidad, la importancia de la eficacia de los proyectos aumenta cada día y, en la misma proporción, la difusión de los conocimientos relativos a la gestión de proyectos en respuesta a las demandas de los profesionales y los inversores.

Las organizaciones sociales ya se han dado cuenta de que es necesario desarrollar un conjunto de habilidades y herramientas para controlar y afrontar positivamente los retos, y la mejor solución a esta necesidad ha sido gestionar los proyectos de forma asertiva.

Mi próximo artículo le ofrecerá una visión general de las 6 principales herramientas de gestión del Sector Comercial y las 2 herramientas disponibles en el Sector Social.

¡Hasta la próxima!

Acerca de Umanitar
Umanitar es una startup social global especializada en la formación y certificación de gestores de proyectos internacionales. Más información en: www.umanitar.es